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北海道武蔵女子短期大学

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個人情報の取扱いについて

個人情報保護への取組み

個人情報保護に関する基本的な考え方

個人情報は個人の権利・利益と密接にかかわる情報であり、個人の人格を尊重し、プライバシーの侵害を防止する観点からも慎重に取り扱われる必要があります。
本学園は、以下に個人情報の保護について基本的考え方を示し、ネットワーク社会における責務を果たします。

1.基本方針

個人情報は個人の重要な財産であり、その適切な利用と保護は極めて重要である。
よって本学園で業務に従事するすべての者は、個人情報保護のために策定した学内諸規程・規則や行動ルールを含むコンプライアンス・プログラムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱うことにより、情報を守り、その信頼に応えなければならない。
また、個人情報に関する学内諸規程・規則等は、適切な個人情報の収集・利用の基準、および、 これを運用する規程とし、法令およびその他の規範に従いこれを定める。

2.個人情報保護への諸活動

基本方針を具体化するために以下の活動を行なう。

  1. 本学園は、業務に従事するすべての者に、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守させる。
  2. 学内各部署に個人情報管理者を置き、その部署が所管する記録文書について個人情報の管理に当たるとともに、安全管理のために必要な措置を講じる。
  3. 理事長の下に個人情報保護委員会を置き、個人情報に関わる施策や個人情報保護を推進するための事項を審議し、理事長に提言する。
  4. 関係する企業および個人に対し、コンプライアンス・プログラムの目的達成のための協力を要請する。
  5. コンプライアンス・プログラムは継続的に改善する
3.個人情報の取扱い
  1. 個人情報の収集、利用、提供について
    本学園は、個人情報の収集にあたり、その利用目的を明らかにし、収集した個人情報の使用範囲を目的達成のために必要な限度に限定し、適切に取扱う。
  2. 本学園は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示、訂正、 削除を求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じる。
  3. 安全対策の実施
    本学園は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などのトラブルを引き起こさないようにコンプライアンス・プログラムを整備し、安全対策を実施する。

 

本学園の個人情報保護についてご理解いただくために

本学園では、学生および保護者等の個人情報をデータベース化し、学校運営つまり教育研究活動や学生支援等に必要な業務を遂行するために利用しています。一方、個人の尊厳および基本的人権の尊重の立場から、個人情報は確実に保護されなければなりません。
本学園では、個人情報の保護に関する法令、文部科学省が定めるガイドライン等の基準を遵守しながら個人情報の保護に努めています。さらに、「個人情報保護に関する基本的な考え方」や学内規程(「個人情報保護に関する規程」)を定め、個人情報の収集・管理・利用・開示・提供等に係る全学的な対策を講じるとともに、教職員に対する研修・啓蒙活動を通じて個人情報の適切な利用、保護および管理に努めております。
つきましては、本学園の「個人情報保護に関する規程」の中から、以下のとおり個人情報保護に係る事項についてご説明いたします。

個人情報とは

現在・過去の学生および入学予定者並びにその保護者等に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の情報等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいいます。

個人情報データベース等とは

保有個人情報を含む情報の集合体であって、次に掲げるものをいいます。

  1. 一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報がコンピュータを用いて検索できるように体系的に構成したもの。
  2. 前号に掲げるものの他、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したもの。
保有個人データ

法人又は大学が保有している個人データのうち、法人が開示、訂正、利用停止等を行うことができる権限を有するデータで、6ヶ月以上保有するものをいいます。

利用目的の特定

個人情報は、本学園の教育研究活動および学生支援等に必要な業務を遂行するために利用します。

適正な取得

個人情報を取得するときは、適正な手段により取得します。なお、思想、信条および宗教に関する個人情報は、いかなる理由があってもこれを取得することはありません。

利用目的の通知等

学生本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示します。利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知または公表します。

データ内容の正確性の確保

個人データは利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ちます。

個人情報の安全管理

個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止、その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。また、教職員を含む従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該教職員等に対する必要かつ適切な監督を行っています。
個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、契約書や覚書に拠り委託を受けた業者等に対する必要かつ適切な監督を行っています。

第三者提供の制限

個人データは、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供することはありません。ただし、(1)法令に基づく場合、(2)個人の生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、本人の同意をとることが困難であるとき、(3)その他学長が特に必要であると認めたとき、はこの限りではありません。

開示

本人から当該本人が識別される個人データの開示を求められたときは、本人に対し遅滞なく当該個人データを開示します。ただし、開示しないことが相当であるときは、個人データの全部又は一部について開示しないことがあります。その際、本人に対して遅滞なく理由を付してその旨を通知します。

訂正等

本人から、当該本人が識別される個人データの内容が事実でないという理由によって、当該個人データの訂正、追加又は削除を求められたときには、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人データの訂正等を行います。

個人情報に関する窓口

個人情報保護に関する苦情及び相談の窓口並びに個人情報に関する開示、訂正、利用停止等の受付窓口は、法人事務局総務課に設けています。

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